El desarrollo de las nuevas tecnologías está ofreciendo novedosas formas de relación entre las administraciones públicas y los ciudadanos. Al margen de las posibilidades que brinda para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas de los gestores públicos, la tecnología está permitiendo considerables avances en la comodidad y eficacia en las comunicaciones entre los ciudadanos y las distintas administraciones.
El 2 de octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, una norma que, entre otras cuestiones, obliga a las personas jurídicas y a las entidades sin personalidad jurídica a relacionarse de forma electrónica con las Administraciones Públicas, y entre ellas con la Agencia Tributaria.
Este organismo informaba de este cambio normativo y hacía especial referencia a dos nuevos grupos a los que afectaba esta modificación: las comunidades de bienes y las comunidades de propietarios. Así pues, desde el 2 de octubre de 2016, las comunidades de vecinos deben mantener una relación electrónica tanto para recibir notificaciones como para presentar documentos y solicitudes. No debemos olvidar que las comunidades de vecinos también tienen obligaciones con Hacienda, por ejemplo la de declarar las operaciones con terceras personas que a lo largo del ejercicio hayan superado los 3.005,06 euros.
Buzón electrónico
Para poder cumplir con este requisito es necesario que, previamente, la Agencia Tributaria hayan informado a la comunidad que le ha asignado un buzón electrónico. Desde ese momento, para acceder a él es preciso contar con un certificado digital de representante de entidad sin personalidad jurídica que se puede obtener siguiendo las instrucciones que se ofrecen en la web de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (https://www.fnmt.es).
Resumiendo el proceso, el presidente, como representante de la comunidades, deberá rellenar el formulario electrónico de la web con datos como el CIF de la comunidad de vecinos y una dirección de correo electrónico. En este buzón recibirá, una vez finalizado el procedimiento de solicitud, un código que le servirá para acreditar su identidad en el siguiente paso.
Con esa clave, debe dirigirse a una Oficina de Registro de la Agencia Tributaria (también puede realizarse en la Comisión Nacional del Mercado de Valores y la Comunidad Foral de Navarra) para aportar los documentos constitutivos de la comunidad y el acta en la que fue nombrado presidente. Cumplido este trámite, podrá descargar el certificado digital de representante de la comunidad de propietarios que le dé acceso a su buzón electrónico y le permita remitir documentos y solicitudes a la Agencia Tributaria.
Apoderamiento para el administrador
Ahora bien, debido a la complejidad de llevar a cabo una gestión eficiente de una comunidad de propietarios, es cada vez más habitual que esta sea desarrollada por un administrador profesional de fincas reconocido legalmente para desempeñar esta función. En estos casos, lo lógico es que sea el administrador quien disponga de la correspondiente habilitación para tramitar documentos ante la Agencia Tributaria.
Una de las fórmulas para hacerlo es que el presidente apodere al administrador para actuar en nombre de la comunidad ante Hacienda. Esta diligencia puede realizarse también a través de internet, siempre y cuando ambas parte cuenten con un certificado digital. Desde este enlace se puede realizar el trámite: Alta de poder para trámites tributarios.
También cabe la posibilidad de que el presidente y el administrador comparezcan personalmente en una oficina de la Agencia Tributaria para realizar el apoderamiento.
Las nuevas tecnologías nos ofrecen herramientas para facilitarnos la relación con al Administraciones. En el caso de la comunidades de propietarios, contar con una firma digital que posibilite mantener esta relación digital es, además de un instrumento útil, una obligación establecida por ley.
