La amplia variedad de servicios que ponen a disposición de sus vecinos y las crecientes exigencias en los trámites administrativos y financieros hacen que cada vez sean más las comunidades de vecinos que confían su gestión a un administrador de fincas profesional.
En muchos casos, la variedad de asuntos que debe tratar un administrador de fincas eficaz precisa que esta labor sea realizada por una empresa que cuente con distintos perfiles profesionales. De esta forma, puede velar con garantías por el buen régimen de la finca y por el correcto estado y funcionamiento de sus instalaciones y servicios.
Entre las muchas cuestiones en las que un administrador de fincas puede ayudar a su comunidad se encuentran estas cinco:
- Gestión administrativa de la comunidad. La gestión de las comunidades de vecinos debe realizarse con arreglo a lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal. Esta norma fija una serie de obligaciones que se deben cumplir. El administrador de fincas se encarga de ello, responsabilizándose, por ejemplo, de la correcta convocatoria y desarrollo de las reuniones. Además, tramitará los cobros de cuotas a los vecinos y gestionará los pagos a terceros. También puede actuar como intermediario en caso de conflictos entre vecinos.
- Contratar servicios. En su día a día, las comunidades de propietarios deben contar con empresas y profesionales para mantener en funcionamiento los servicios que prestan a los vecinos o cuidar del correcto mantenimiento del inmueble. Un administrador de fincas eficiente se encargará de evaluar las necesidades, buscar diferentes presupuestos que se adapten a las necesidades y velar por la correcta ejecución de los trabajos.
- Cumplir con las obligaciones con Hacienda. Las comunidades de propietarios, como comunidades de bienes que son, deben cumplir una serie de obligaciones con la Agencia Tributaria. Entre ellas está dar cuenta de las operaciones con terceros que hayan realizado durante un ejercicio y superen los 3.005,6 euros. Además, deben practicar las correspondientes retenciones del personal a su cargo y liquidar periódicamente las retenciones efectuadas a profesionales independientes. En caso de llevar a cabo alguna actividad económica (arrendamiento de espacios para antenas de telefonía, por ejemplo), están sujetas a la declaración del IVA. Todos estos trámites pueden ser realizados por el administrador de fincas.
- Gestionar adecuadamente el presupuesto. El presupuesto es la principal herramienta de gestión de una comunidad de propietarios. Elaborarlo y ejecutarlo correctamente es de suma importancia para optimizar los recursos económicos. Igualmente importante es la transparencia en la gestión. Las nuevas tecnologías permiten ofrecer a los vecinos una constante información sobre la situación financiera de la comunidad. En Llavelia Admisnistración de Fincas, disponemos de una plataforma web que, entre otros servicios, pone a disposición de los propietarios los datos económicos de la finca en tiempo real.
- Relacionarse con otras administraciones. Cada vez son más los requisitos que deben cumplir las comunidades de vecinos frente a las administraciones públicas. La mayor parte de estas relaciones deben realizarse de forma electrónica, para lo que es necesario contar con la correspondiente firma digital. Por ejemplo, desde octubre de 2016, las comunidades de propietarios solo pueden recibir notificaciones y presentar documentos y solicitudes a Hacienda de forma telemática.
Hay muchas más cosas que un administrador de fincas puede hacer por su comunidad. Estos son solo unos ejemplos de las labores que contribuyen a la gestión eficiente de la finca y a la mejora de la calidad de vida de sus vecinos.
